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Kassenführung: Das sollten Sie beachten!
Autor: Brigitte Siegel
Bareinnahmen und Barausgaben – Ab 01.01.2017 neue Bestimmungen

Wenn Sie mehrheitlich Bareinnahmen oder Barausgaben tätigen, sollten Sie diesen Artikel, in dem wir auch Lösungsvorschläge machen, genauer lesen. Die bisherigen Regelungen für die Prüfungspraxis der Finanzämter, wie Bargeschäfte zu verbuchen sind, laufen zum 31.12.2016 aus. Für die sogenannten „Bargeldintensiven Betriebe“ treten dann verschärfte Bedingungen bei Betriebsprüfungen des Finanzamts in Kraft. Dem Gesetzgeber ist natürlich auch klar, dass sich mit Bargeldgeschäften Umsätze unterdrücken lassen, einmal abgesehen von der Schwarzgeldwäsche, die bei Ihnen höchstwahrscheinlich nicht vorkommt. Die Abschaffung des Bargeldes, auch wenn das zurzeit diskutiert wird, werden wir wohl hoffentlich noch lange nicht erleben. Aber auch für Sie gilt es einiges zu beherzigen, damit Sie nicht in die Gefahr einer Steuerschätzung kommen, die in der Regel negativ für Sie ausgehen wird.

Die rechtlich wichtigsten Grundlagen für die Kassenaufzeichnungen 1

§ 146 Abs. 1 AO

(1) Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.

§ 22 UStG

[…] die vereinbarten Entgelte für die vom Unternehmer ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen. Dabei ist ersichtlich zu machen, wie sich die Entgelte auf die steuerpflichtigen Umsätze, getrennt nach Steuersätzen, und auf die steuerfreien Umsätze verteilen. […]

§ 63 UStDV […] (1) Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass es einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit möglich ist, einen Überblick über die Umsätze des Unternehmers und die abziehbaren Vorsteuern zu erhalten und die Grundlagen für die Steuerberechnung festzustellen. […]

§§ 4,5 Abs. 1 EStG

Diese Paragraphen gebe ich hier nicht im Wortlaut wieder. Sie erklären den Begriff Gewinn und die Gewinnermittlung. Wenn Sie als FreiberuflerIn oder nur in geringem oder nebenberuflichem Umfang selbstständig tätig sind, sind Sie nicht bilanzpflichtig. Sie sind nur verpflichtet, eine Belegbuchführung (einfache Buchführung) zu machen – mit einfacher Aufzeichnung Ihrer Einnahmen und Ausgaben. Ihr Jahresabschluss / Gewinnermittlung erfolgt dann durch eine Einnahmen-Überschussrechnung. Siemüssen die Geldbewegungen (Bestandskonten), seien es Bankgeschäfte oder Bezahlungen aus Ihrem Portemonnaie, nicht buchen, sehr wohl aber die Einnahmen und Ausgaben laut Ihrer (Bar-)Belege.

Eine grundsätzliche Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, gibt es für alle Selbstständigen die eine einfache Buchführung machen müssen, nicht. Dennoch können Sie zur Kassenbuchführung verpflichtet sein.

Dazu angehalten werden sie dann, wenn Ihre Einnahmen und Ausgaben überwiegend als Bargeschäft laufen. Besonders wichtig wird das, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind (z. B. wenn Sie Einnahmen über 17.500,- € im Jahr, eventuell durch Ihre Kurstätigkeit, erzielen). Dann muss das Kassenbuch zusätzlich noch den Anforderungen des Umsatzsteuerrechtes entsprechen.

Wonach wird der Begriff „überwiegend Bargeschäft“ beurteilt?

Kleinere Ausgaben, vom Toilettenpapier bis zur Druckerpatrone, werden Sie sicher um die Ecke kaufen und bar bezahlen. Wenn Sie nun auch noch mehr als 50 % Ihrer Einnahmen bar von Ihren TeilnehmerInnen / KlientInnen erhalten, liegt die Vermutung nahe, dass Sie einen sogenannten „Bargeldintensiven Betrieb“ führen. Somit sind Sie verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Die §§ 145 bis 147 AO sind nun von Ihnen besonders zu beachten.

§ 145 Abs. 2 Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird […]

§ 146 AO siehe oben

§ 147 AO regelt, welche Belege Sie wie lange aufbewahren müssen. Am einfachsten ist es für Sie, sich ein Kassenbuch im Schreibwarenhandel zu kaufen. In diesen Büchern sind alle Spalten so beschriftet, wie es den Vorschriften zur Bargeld- Aufzeichnung entspricht. Alternativ könnten Sie selbst ein entsprechendes Formular entwerfen, es ausdrucken und damit die Bareinnahmen und Barausgaben, nach Datum sortiert, aufzeichnen. Sie müssen eine laufende Nummer vergeben, die auch auf den Beleg zu schreiben ist.

Das Kassenbuch muss handschriftlich geführt werden. Oder Sie brauchen eine elektronische Registrierkasse. Der Kosten- und Arbeitsaufwand für diese Lösung ist Ihnen unserer Meinung nach jedoch nicht zumutbar.

Excel-Tabellen sind nicht erlaubt undwürden bei einer Prüfung des Finanzamts zu Umsatzschätzungen führen, die erfahrungsgemäß immer höher ausfallen als Ihre Umsätze tatsächlich waren. Die Tabelle 1 zeigt, wie Ihr Kassenbuch aussehen könnte – allerdings handschriftlich geführt -, wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Ihre Geldkassette (Bargeldkasse) muss immer einen Geldbestand enthalten, den das Kassenbuch nachweist.

Wenn Sie die Aufzeichnungen nicht täglich machen, sondern etwas länger liegen lassen, achten Sie darauf, dass der Bestand nie ins Minus rutscht! Ein Bankkonto kann rechnerisch im Soll sein, eine Bargeldkassette kann das nicht.

Sollten Sie umsatzsteuerpflichtig sein, erhöht sich der Aufwand (vgl. Tab. 2). Die Belege, die jetzt die laufende Nummer des Kassenbuchs tragen, heften Sie in einen Ordner. Beginnen Sie mit dem 01.01. eines Jahres und heften Sie die Belege immer oben auf. Für die Privatentnahme sollten Sie einen Eigenbeleg schreiben. Hierfür reicht ein Notizzettel aus.

Wie müssen Barbelege aussehen, damit sie bei Prüfungen des Finanzamts, anerkannt werden?

Für Barausgaben erhalten Sie in aller Regel einen Beleg. Ihre Umsätze (Einnahmen) können Sie auf unterschiedliche Weise belegen. 1. Sie schreiben der KlientIn / TeilnehmerIn eine Quittung oder Rechnung. Das Doppel ist Ihr Buchführungsnachweis. 2. Sie schreiben TeilnehmerInnen-Listen für Ihre Kurse, mit Namen und Anschrift der Teilnehmenden und dem Betrag, den der Kurs gekostet hat. Sie erweitern diese Liste um zwei Spalten:

– Eine Spalte für den Zahlungseingang. Dort vermerken Sie den Geldeingang mit Datum und einem Kürzel für bar oder Bank.

– Eine zweite Spalte können Sie mit einem Kreuz versehen, wenn die TeilnehmerIn eine Quittung haben wollte. (Ein Ausdruck dieser Quittungen sollte auch in Ihren Unterlagen zu finden sein.)

Alle Arten von Einnahmebelegen, die über 150,- € Bargeldeinnahme nachweisen, müssen folgende Angaben enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG):

• die vollständige Anschrift Ihrer Praxis bzw. Ihres Geschäftssitzes

• die vollständige Anschrift Ihrer KlientIn / TeilnehmerIn

• das Datum der Belegerstellung und Ihre Steuernummer

• Zeitangabe, wann Ihre Leistung erbracht wurde, und die Bezeichnung Ihrer Leistung

• eine fortlaufende Rechnungsnummer

• ggf. Nettobetrag + MwSt. = zu zahlender Betrag Angaben zur Umsatzsteuer sind immer Pflicht, z. B.

• HeilpraktikerIn: umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG

• wenn Ihr Jahresumsatz unter 17.500,- € liegt: umsatzsteuerfrei nach § 19 UStG Bei Bargeldeinnahmen von unter 150,- € benutzen Sie am besten einen Quittungsblock, den Sie im Schreibwarenhandel kaufen können. Diese Vordrucke enthalten alle vorgeschriebenen Angaben.

Alle Belege, die Zahlungsein- und -ausgänge nachweisen, ob bar oder unbar (Bank), sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Digital eingegangene und ausgegangene Rechnungen oder Teilnahmebescheinigungen, die Sie Klientinnen / TeilnehmerInnen per Mail gesandt haben, müssen Sie entweder als Doppel für Ihre Buchhaltung ausdrucken, Sie dürfen diese Belege aber auch geordnet im PC ablegen. Allerdings müssen Sie darauf achten, dass diese Belege bei einer Prüfung lesbar gemacht werden können.

Die 10-Jahres-Frist gilt auch für die digitale Ablage.

So könnten Sie das Schreiben eines Kassenbuchs vermeiden

Sie können Ihre gesamte Finanzorganisation auf unbaren Geldverkehr umstellen,mindestens aber den überwiegenden Anteil der Einnahmen.

Sie können sich von Ihren TeilnehmerInnen / Klientinnen eine Abbuchungserlaubnis erteilen lassen und ziehen so den Rechnungsbetrag über Ihre Bank ein. Alternativ können Sie sich ein EC-Cash-Gerät anschaffen (Kosten ca. 500,- €), dann können Ihre Klientinnen / TeilnehmerInnen bargeldlos mit ihrer EC-Karte bei Ihnen bezahlen. Außerdem müssten Sie sich disziplinieren, die betrieblichen Ausgaben möglichst per Überweisung oder mit der EC-Karte des geschäftlichen Bankkontos zu bezahlen.

Schlussbetrachtung

Zusammenfassend lässt sich sagen:

• Vermeiden Sie ab 2017, dass Ihre Geldbewegungen überwiegend bar laufen.

• Es ist auch nicht wirklich schlimm, ein lückenloses Kassenbuch zu schreiben.

Siemerken schon: von Verwaltungsvereinfachung keine Spur, die Kontrollen werden verschärft, wir werden durchsichtiger. Deshalb: Bleiben Sie kreativ und heiter in allen Lebenslagen.

Das Schlagen nach einer Fliege ist ähnlich albern wie das Hoffen auf den Abbau von Bürokratie. (Christa Schyboll)

1 Genau nachlesen können Sie die Paragrafen hier: www.gesetze-im-internet.de


Zur Autorin Brigitte Siegel

Brigitte Siegel gelangte über den Handel, die Industrie und die Bildungsarbeit 1986 in die Selbständigkeit als Unternehmensberaterin. Gründerin der Geld & Rosen GbR – Unternehmensberatung für Frauen und soziale Einrichtungen. Co-Autorin des Buchs „Den Laden schmeißen – Handbuch für Existenzgründerinnen“, Frauenoffensive München.

Kontakt: Geld & Rosen Unternehmensberatung für Frauen und soziale Einrichtungen, Münstereifeler Str. 9-13, D-53879 Euskirchen, Tel.: 02251 / 625432, Fax: 02251 / 625629, info@geld-und-rosen.de, www.geld-und-rosen.de