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Hilfe! Betriebsprüfung
Autor: Brigitte Siegel

Hatten Sie schon einmal eine Ankündigung einer Betriebsprüfung in der Post? Oder sitzt Ihnen diesbezüglich immer eine leise Angst im Nacken, obwohl Sie gar nichts Schlimmes getan haben, aber man weiß es eben nie so genau. Wir versuchen, mit unserem Artikel Licht in dieses angstbesetzte Mysterium zu bringen.

Die Betriebsprüfung des Finanzamts oder der Sozialversicherungsträger kann jeden Praxisinhaber treffen. Die Rechtsform, in der Sie Ihre Tätigkeit betreiben, Einzelunternehmen, Gesellschaft bürgerlichen Rechts oder Verein, spielt dabei ebenso wenig eine Rolle wie der Umfang Ihrer Selbständigkeit. Unwichtig ist auch, ob Sie Ihre Umsätze in Vollzeittätigkeit oder im Nebenerwerb erzielen.

In den meisten Fällen ist es Zufall, dass gerade Sie geprüft werden. Es gibt aber auch Prüfungen auf Grund von Anzeigen oder dem Verdacht der Steuerhinterziehung. Wir beschreiben in diesem Artikel, welche Betriebsprüfungen Sie ereilen könnten. Vor einer Finanzamtsprüfung haben alle Selbständigen Respekt. Der Gedanke daran ist vergleichbar mit dem Phänomen, dass man sofort überlegt, ob man eine Straftat begangen hat, wenn ein Polizeiauto hinter einem herfährt.

Die Regelungen für die Prüfungen des Finanzamts sind in den §§ 193-207 der AO

(Abgabenordnung) und in der BpO (Betriebsprüfungsordnung) geregelt.

Finanzamtsprüfungen

Bei den Prüfungen des Finanzamtes geht es immer darum, ob Sie die Grundlagen für Ihre Steuern korrekt ermittelt und bezahlt haben, d. h. ob Ihre Aufzeichnungen und Belege vollständig, wahrheitsgemäß und nachvollziehbar sind.

In der Regel meldet sich Ihr Finanzamt schriftlich zur Betriebsprüfung an mit Nennung des Zeitraums und des Umfangs der Prüfung. Sie können dann telefonisch einen Termin mit dem Prüfer vereinbaren, auch dann, wenn im Schreiben schon ein Termin vorgeschlagen wird. Der Prüfer kommt zum vereinbarten Termin zu Ihnen in die Praxis bzw. an den Ort, wo Ihre Unterlagen verwaltet werden (das kann auch in Ihrer Wohnung sein), um die Belege und Ihre Aufzeichnungen (Buchhaltung) zu prüfen. Auch unangemeldete Finanzamtsprüfungen sind möglich, wir haben aber bisher noch nicht gehört, dass das wirklich vorkommt, ohne dass es einen Verdacht auf eine Straftat (Verschleierung, Steuerhinterziehung) gibt.

Die Prüfung vor Ort, in Ihren Räumen, wird durchgeführt, damit sich die Behörde ein besseres Bild von Ihrem Unternehmen machen kann (§ 200 AO). Deshalb dürfen Betriebsprüfungen auch nur noch in Ausnahmefällen in den Büroräumen von Steuerberatern durchgeführt werden. Es können auch andere Unterlagen als die Belege über Einnahmen und Kosten eingesehen werden, z. B. können Ihre Flyer, Ihre Honorarverträge, Ihre Homepage u. ä. zur Prüfung herangezogen werden. Nicht selten werden auch Betriebsräume, also Ihre Praxis besichtigt. Es geht um den Gesamteindruck der Unternehmensführung, aus der sich dann ableitet, welche Betriebskosten anerkannt werden oder wie Ihre Umsätze umsatzsteuerlich zu bewerten sind. Sollten Sie Kinesiologie nebenberuflich betreiben oder Jahresumsätze unter 17.500 € haben, wird Ihnen auch schon einmal die Möglichkeit eingeräumt, die Unterlagen zur Prüfung zum Finanzamt zu geben.

Die Prüfungen werden meistens nach dem Zufallsprinzip angeordnet.

Die Finanzämter haben Selbständige nach Klassen eingeteilt. Eine Klasse ist die der „Kleinstbetriebe“ mit bis 155.000€Umsatz und bis 32.000 € Gewinn. Die meisten Kinesiologieanbieter, ob mit oder ohne eigene Praxis, gehören zu dieser Klasse und müssen daher alle 88 Jahre mit einer Betriebsprüfung des Finanzamts rechnen. Wir finden, dass Sie dem gelassen ins Auge sehen können, so Sie das mit Ihrer verbleibenden Lebenszeit noch schaffen. Es kann aber auch sein, dass eine Betriebsprüfung bei Ihnen angekündigt wird, weil es bei Ihnen Auffälligkeiten gegeben hat. Das könnten hohe Einlagen sein, hohe Verluste oder ungewöhnliche Betriebskosten u. ä.

Wenn es zu einer Betriebsprüfung bei Ihnen kommt, dann sind folgende Punkte beliebte Prüfpunkte:

• Arbeitsverträge mit Ehepartnern und Angehörigen

• Bewirtungsbelege (Gaststättenrechnungen)

• PKW-Kosten und private Nutzung, z. B. Fahrtenbuch

• Geschenke an Kunden und Angestellte

• Privater Telefonanschluss, beruflich genutzt

• Anlagevermögen (Anschaffungen über 450 €) und die Abschreibungen dazu

• Rechnungsstellungsvorschriften

• Kassenbuch (Barkasse)

Wenn Sie ein Steuerberatungsbüro haben, können Sie entscheiden ob Ihr Berater bei der Prüfung anwesend sein soll oder nicht. Diese Dienstleistung kostet extra und es kann sein, dass der Prüfer nur mit Ihrem Steuerberater redet und Sie nicht alles verstehen. Es kann aber auch sein, dass es Ihnen gut tut und Ihre Angst erträglich macht, wenn Sie eine Fachperson bei der Prüfung dabei haben.

Denken Sie immer daran, Chefin oder Chef sind Sie.

Sie müssen dem Prüfer neben den Unterlagen einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Lassen Sie übertriebene Zuwendungen wie z. B. eine Einladung zum Mittagessen oder ähnliches lieber sein; erfahrungsgemäß schätzen Prüfer diese kleinen Versuche der Annäherung nicht. Am Ende der Prüfung wird mit Ihnen eine Schlussbesprechung durchgeführt. Sollten Unregelmäßigkeiten entdeckt werden, wird beim Gespräch zusätzlich ein Vorgesetzter des Prüfers anwesend sein. Dieses Schlussgespräch gibt Ihnen eine gute Möglichkeit, Einigungen über strittige Fragen zu erzielen. Bei vielen Sachverhalten und Steuerfragen gibt es für das Finanzamt Beurteilungsspielräume. Einige Tage nach diesem Gespräch werden Sie dann einen Prüfbericht bekommen. Wenn alles gut gelaufen ist, werden es nur Kleinigkeiten sein, die Sie für die Zukunft beachten sollten. Wenn es viele Beanstandungen gegeben hat, werden Sie Steuern nachzahlen müssen. Die Prüfungen haben aber nie das Ziel, Sie zu ruinieren. Wer will schon die Kuh schlachten, die man melkt?

Das Finanzamt kann auch Teilprüfungen veranlassen. Die häufigste ist sicher die Umsatzsteueraußenprüfung. Diese kann ausgelöst werden, wenn Ihre Umsätze über 17.500 € liegen und Sie keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben haben oder Zweifel an der berechneten Umsatzsteuerzahlung oder -rückzahlung bestehen.

Eine weitere Prüfung ist die Lohnsteueraußenprüfung. Bei dieser Prüfung geht es um alle Arten der Lohnzahlung und ob Lohnsteuer und Kirchensteuer richtig berechnet und abgeführt wurden. Es werden alle Lohnunterlagen geprüft, von der geringfügigen Beschäftigung bis zur Honorarzahlung. Die Prüfungen des Finanzamtes umfassen meistens die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Der Aufbewahrungszeitraum für die Buchhaltung, die Belege, die Jahresabschlüsse und Steuerunterlagen beträgt immer noch zehn Jahre.

Und noch etwas: Rechnen Sie immer damit, dass die Finanzbeamten Ihre Werbeträger und Ihre Webseiten angeschaut haben.

Buchhaltung, Steuererklärungen und Werbung sollten zusammenpassen.

Prüfungen durch andere Behörden

Wenn Sie Angestellte haben oder Kollegen auf der Grundlage von Honorarverträgen bezahlen, kann die Deutsche Rentenversicherung bei Ihnen prüfen, ob Sie die Sozialabgaben richtig berechnet und abgeführt haben. Auch diese Prüfung kann eine Außenprüfung (bei Ihnen) sein. In den meisten Fällen werden Sie aufgefordert, die Lohn- und Gehaltsunterlagen in Kopie einzureichen. Der Haftungszeitraum hierfür beträgt vier Jahre. Der Aufbewahrungszeitraum beträgt ebenfalls zehn Jahre. Denkbar ist auch eine Prüfung durch die Berufsgenossenschaft, vor allem wenn Sie eigene Betriebsräume und Angestellte haben. Die Berufsgenossenschaft prüft dann, ob Sie die Arbeitsschutzbestimmungen einhalten. Was Sie einhalten müssen, können Sie bei der für Sie zuständigen Berufsgenossenschaft erfahren.

Wenn Sie im eigenen Wohnhaus praktizieren und es sich um eine abgeschlossene Etage oder Wohnung handelt, die Sie vom Bauamt nicht für eine „gewerbliche Nutzung“ haben genehmigen lassen, kann das Ordnungsamt eventuell mit dem Bauamt zu einer Überprüfung kommen. In dieser Überprüfung geht es dann auch darum, ob Sie die Werbeschilder so anbringen durften und ob Sie ausreichenden Parkplatz auf Ihrem Grundstück ausgewiesen haben. Nach unserer Erfahrung kommt es vor allem durch Anzeigen aus Ihrem nachbarschaftlichen Umfeld zu dieser Prüfung. Im schlimmsten Fall untersagt Ihnen das Amt, die Räume weiterhin beruflich zu nutzen, es wird Ihnen aber immer ein Duldungszeitraum eingeräumt. Wir hoffen, dass Sie von all diesen Prüfungen verschont bleiben.


Zur Autorin Brigitte Siegel

Brigitte Siegel gelangte über den Handel, die Industrie und die Bildungsarbeit 1986 in die Selbständigkeit als Unternehmensberaterin. Gründerin der Geld & Rosen GbR – Unternehmensberatung für Frauen und soziale Einrichtungen. Co-Autorin des Buchs „Den Laden schmeißen – Handbuch für Existenzgründerinnen“, Frauenoffensive München.

Kontakt: Geld & Rosen Unternehmensberatung für Frauen und soziale Einrichtungen, Münstereifeler Str. 9-13, D-53879 Euskirchen, Tel.: 02251 / 625432, Fax: 02251 / 625629, info@geld-und-rosen.de, www.geld-und-rosen.de